Letra de cambio (contabilidad)

Ruiz de Palacios Villaverde, Maria Mercedes

I. CONCEPTO

La letra de cambio es un documento por el que una persona física o jurídica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).

• • El librado es la persona que emite la letra. Si surge de una relación comercial el librador es el vendedor. (Debe firmarla)
• • El librado es la persona que en condiciones normales paga la letra. Siguiendo el ejemplo anterior seria el comprador. El librado para quedar comprometido a pagar la letra tiene que aceptarla. La aceptación es un reconocimiento formal de la deuda, hace exigible la letra a cobrar o a pagar.
• • El tenedor o tomador es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir quien cobra en nombre del librador (intermediario financiero).

El Plan General Contable establece las mismas cuentas de balance para contabilizar los efectos comerciales, ya sean letras de cambio, pagarés o libranzas, si bien la empresa puede abrir subcuentas para diferenciarlas.

Hay que diferenciar entre letras de cambio a cobrar o a pagar.

II. CONTABILIZACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO A PAGAR

Las letras de cambio a pagar recogen deudas que tiene la empresa, obligaciones de pago, por tanto pertenecen a la masa patrimonial de pasivo. Su colocación en el Balance de situación será en el lado del pasivo dentro de los acreedores corrientes, a corto plazo, si son a un año o menos, o bien en los acreedores no corrientes si son a más de un año.

Además hay que tener en cuenta el tipo de operación del cual han surgido:

• a) Operaciones comerciales: En este caso quiere decir que son letras derivadas de la operación principal de la empresa y estarán recogidas en la cuenta (401) “Proveedores efectos comerciales a pagar”, normalmente a corto plazo.
• b) Compra de un elemento de inmovilizado material o intangible a corto o a largo plazo: En este caso las cuentas que utilizadas serán: “(173) “Proveedores del inmovilizado a largo plazo” o bien (523) “Proveedores del inmovilizado a corto plazo”.
• c) Otras operaciones no incluidas en las anteriores: Deudas que no proceden ni de la compra de inmovilizado ni de la actividad comercial. Por ejemplo la deuda derivada de una campaña publicitaria documentada con letra de cambio, en este caso la cuenta que recoge el hecho contable sería (411) “Acreedores efectos comerciales a pagar”.

Ejemplo:

La empresa comercial, “Textiles SA” dedicada a la compra venta de corbatas, adquiere en el período genero por importe de 125.000 € firmando letra de cambio a tres meses por dicho importe (IVA 16%). Los gastos de transporte, 2.000 €, son por cuenta de la empresa y están pendientes de pago. (IVA 16%). También firma letra par dicho importe

Partidas	Debe	Haber
(600) Compra de mercaderías (472) Hacienda publica IVA soportado	125.000 20.000
(401) Proveedores efectos comerciales a pagar		145.000

Partidas	Debe	Haber
(600) Compra de mercaderías (472) Hacienda publica IVA soportado	2.000 320
(411) Acreedores efectos comerciales a pagar		2.320

La empresa “X SA“ adquiere un nuevo ordenador por importe de 2.500 € pagando la mitad al contado y firmando una letra de cambio por el resto del importe a seis meses. (IVA 16%)

Partidas	Debe	Haber
(217) Equipos para proceso de información	2.500
(572) Banco cuenta corriente (523) Proveedores del inmovilizado a corto plazo		1.250 1.250

III. CONTABILIZACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO A COBRAR

Las cuentas que recogen estas operaciones son de Activo y se sitúan en el activo del Balance de situación, corriente o no corriente según sean a corto o a largo plazo respectivamente.

Las cuentas que se utilizan son:

• — Para operaciones como la venta de inmovilizado con letra de cambio se emplea la cuenta (253) “Créditos a largo plazo por enajenación del inmovilizado” o (543) “Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado”.
  Ejemplo:
  La empresa “D SA” vende parte de sus equipos informáticos cuyo precio de adquisición fue de 5.000 € amortizados al 50% para reponerlos por otros tecnológicamente más avanzados. Cobra por los antiguos 1.500 € aceptando una letra con vencimiento a tres meses.

Partidas	Debe	Haber
(280) Amortización acumulada del inmovilizado material (543)Créditos por enajenación del inmovilizado a corto plazo (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material	2.500 1.500 1.000
(217) Equipos para proceso de información		5.000

• — Cuando no se trate de la operación principal ni de la venta de inmovilizado se utilizara la cuenta (441) “Deudores efectos comerciales a cobrar” con el mismo desglose en subcuentas que la cuenta (431).
  Ejemplo:
  La empresa acepta letras por el cobro del alquiler de unas naves industriales con vencimiento a seis meses por importe de 1.200 €.

Partidas	Debe	Haber
(441) Deudores efectos comerciales a cobrar	1.200
(752) Ingresos por arrendamientos		1.200

• - Para la operación principal de la empresa (431) “Clientes efectos comerciales a cobrar” y su desglose en subcuentas de cuatro dígitos para a portar mayor información:
• - (431.1) Efectos comerciales en cartera
• - (431.2) Efectos comerciales descontados
• - (431.3) Efectos comerciales en gestión de cobro
• - (431.4) Efectos comerciales impagados

A continuación se recoge el significado y ejemplos con el desarrollo de estas cuentas, en operaciones que se realizan con relativa frecuencia en la empresa con letras a cobrar:

• - El descuento comercial o negociación de efectos
• - La gestión de cobro.
• - El Endoso

1. El descuento comercial

La operación de descuento se realiza cuando la empresa necesita liquidez en un momento concreto. La empresa obtiene crédito en una entidad financiera entregando como garantía del mismo las letras a cobrar.

La entidad financiera anticipa el importe esperando a que llegue el vencimiento de las mismas para presentarlas al cobro a los clientes. La entidad financiera carga a la empresa una comisión por la operación y unos intereses cuyo importe dependerá del montante del descuento y del plazo de anticipación del dinero.

Para que el descuento pueda realizarse el banco exige que, si esta resulta impagada, el librador de la letra al vencimiento de la mima, se comprometa a devolver al banco el importe de la misma más los gastos correspondientes porque es el librador el que asume el riesgo de impago de la letra.

El Plan General Contable permite la no actualización del importe de la deuda en el caso del descuento, apareciendo por el nominal, suponiendo que se realiza la operación a corto plazo, de acuerdo con el principio de importancia relativa (si fuese a largo se debe actualizar su valor).

Ejemplo:

La empresa comercial “X SA” posee derechos de cobro documentado con letra de cambio por valor de 6.000 € con vencimiento a 8 meses. Por dificultades de tesorería actuales, los envía al descuento a su banco, el cual autoriza el descuento.

Deposita en su cuenta 5.700€ cobrando 200 € de intereses y 100 € de gastos de operación.

Partidas	Debe	Haber
(4311) Efectos comerciales descontados	6.000
(431) Clientes efectos comerciales a cobrar		6.000

Partidas	Debe	Haber
(572) Bancos cuenta corriente (665)Intereses por descuento de efectos	5.700 300
(5208) Deuda por efectos descontados		6.000

Hipótesis 1.— Pasados los 8 meses llega el vencimiento de las letras y son todas ellas abonadas por los librados

Partidas	Debe	Haber
(5208) Deuda por efectos descontados	6.000
(4311) Efectos comerciales descontados		6.000

Hipótesis 2.— Pasados los 8 meses llega el vencimiento de las letras y no son todas ellas abonadas por los librados, una de ellas por valor de 1.200 € resulta impagada. Gastos de protesto 250 €. Abonados al notario.

Partidas	Debe	Haber
(5208) Deuda por efectos descontados	4.500
(4311) Efectos comerciales descontados		4.500

Partidas	Debe	Haber
(5208) Deuda por efectos descontados (623) Servicios de profesionales independientes	1.500 250
(572) Bancos cuenta corriente		1.750

Partidas	Debe	Haber
(4315) Efectos comerciales impagados	1.500
(4311) Efectos comerciales descontados		1.500

2. La gestión de cobro

La gestión de cobro se produce cuando la empresa envía las letras de cambio a cobrar a una entidad financiera para que se encargue de, en el momento de su vencimiento, presentarlas al cobro. La entidad financiera es un mero intermediario que a cambio de una comisión le gestiona el cobro de las letras a la empresa.

Ejemplo:

La empresa “Z SA”, ante la escasez de personal para realizar esta actividad, envía las letras a cobrar a la entidad financiera con la que habitualmente trabaja para que esta última gestione el cobro de las mismas.

Los derechos de cobro documentados en letras en este momento ascienden a 7.500 €.

Partidas	Debe	Haber
(4312) Efectos comerciales en gestión de cobro	7.500
(4310) Efectos comerciales en cartera		7.500

Llegado el vencimiento de la primera letra por importe de 1.350 € resulta abonada. Comisión del banco 75 €.

Partidas	Debe	Haber
(572) Banco cuenta corriente (626) Servicios bancarios y operaciones similares	1.275 75
(4312) Efectos comerciales en gestión de cobro		1.350

Llegado su vencimiento letras de cambio por importe de 750 € resultan impagadas. Gastos de protesto 35 € abonados al notario 40 € comisión por la gestión de cobro

Partidas	Debe	Haber
(4315) Efectos comerciales impagados (623) Servicios de profesionales independientes (626) Servicios bancarios y operaciones similares	710 35 40
(4312) Efectos comerciales en gestión de cobro		785

3. El endoso

Es un sistema por medio del cual se traspasa la propiedad de la letra. Se utiliza la letra de cambio como medio de pago de una deuda, endosándola para que sea otro el que la cobre a cambio de cancelar nuestra deuda.

Ejemplo:

La empresa “K SA” endosa una letra de cambio de su cartera a un proveedor por el mismo importe, como pago de su deuda por falta de liquidez. Importe de la deuda 1.500 €

Partidas	Debe	Haber
(400) Proveedores	1.500
(431) Clientes efectos comerciales a cobrar		1.500

M. Mercedes Ruiz de Palacios Villaverde